La anulación de ventas y el procesamiento de devoluciones requieren una gestión cuidadosa. Estas acciones pueden ser susceptibles a prácticas indebidas por parte de los dependientes del comercio, afectando la transparencia y la conciliación financiera. Por ello, es fundamental implementar controle adecuados que aseguren la integridad de cada transacción y fortalezcan la confianza en tu operación.
Procedimiento general para anulaciones y devoluciones
A continuación, se describen los flujos estándar para realizar anulaciones y devoluciones/reversos tanto en Smart POS como en el Portal Web (Pagos Web).
Proceso de anulación de transacciones en Smart POS
- Acceso al Menú Administrativo: Ingresa al menú administrativo ubicado en la parte superior del terminal (identificado con el ícono de cuatro cuadros).
- Selecciona la opción “Anulación”: El sistema solicitará ingresar la clave del supervisor para continuar.
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Elige el tipo de anulación:
- Última Operación: Permite anular la última transacción realizada. Se solicitará acercar o insertar la misma tarjeta utilizada en la venta.
- Número de Operación: Ingresa el número de operación que figura en el voucher (lado inferior derecho, debajo del monto). Luego, acerca o inserta la tarjeta correspondiente.
- Emisión de Comprobante: Al finalizar, el sistema emitirá un voucher de anulación para el comercio y para el cliente.
Proceso de devolución de transacciones en Smart POS
- Acceso al Menú Administrativo: Ingresa al menú administrativo ubicado en la parte superior del terminal.
- Selecciona la opción “Devolución”: El sistema solicitará ingresar la clave del supervisor
- Ingresa el código de aprobación: Digita el Número de Aprobación que aparece en el vouche (lado inferior izquierda, debajo del monto). Luego ingresa el monto a devolver y acerca o inserta la tarjeta correspondiente para efectuar la devolución.
- Emisión de Comprobante: Al finalizar, el sistema emitirá un voucher de devolución para el comercio y para el cliente.
Proceso de devolución o reverso en el Portal Web (Pagos Web)
- Accede al módulo de Transacciones: Ingresa al Portal Web, ve a Transacciones, selecciona la fecha de la operación y haz clic sobre la transacción para ver sus detalles.
- Ejecuta la devolución o reverso: Desde el menú de opciones de la transacción, elige “Reverso de transacción”.
- Confirma la acción: El sistema actualizará el estado de la operación indicando que ha sido reversada.
- Respaldo de la gestión: Reenvía o descarga el comprobante correspondiente como respaldo interno y para el cliente.
Recomendaciones
- Mantén registros claros y actualizados de todas las anulaciones y devoluciones para efectos contables y conciliaciones.
- Comunica a tus clientes el procedimiento y los tiempos estimados para la devolución.
- Consulta regularmente el estado de las transacciones en tus plataformas para detectar e informar oportunamente cualquier incidencia.